Digitaaliset työkalut tehostamaan työtä
Digitaaliset työkalut ovat ruudulla tapahtuvan tietotyön myötä vaihtaneet vasarat ja lapiot uusiin työvälineisiin.
Tehokkaan työn tekemisessä jokaiselle muodostuu oma työkalupakkinsa, jossa on hyvä pitää tilaa päivityksille. Näiden digityökalujen haasteena on kuitenkin usein niiden monilukuisuus ja ominaisuudet joita on vaikeaa vertailla. Rajaton määrä vaihtoehtoja tekee työstä helposti sirpaleista, jolloin on tärkeää tavoitella juuri itsellensä ja omalle työn tekemisen tavoilleen parasta valintaa. Alla kokemuksia digitaalisista työkaluista, jotka ovat läsnä omassa työarjessani.
Tehtävänhallinnan työkalut: Things ja Trello
Things – Jätin todo -työkalut hetkellisesti pitkäksi aikaa pois käytöstä ja siirryin kirjoittamaan pääsääntöisesti päivätasolla sen päivän kolme isoa tehtävää. Tuo päivän kolme tärkeintä tehtävää -toiminto on kulkenut mukana vuodesta 2014, eli omaan pirtaani soveltunut hyvin. Oivalsin kuitenkin tehtävälistan roolittumisen olevan enemmän ulkoistettuna muistina, jotta ne pienet, helposti unohtuvat, tehtävät tulevat tehdyiksi. Siirryin Thingsiin sen helppouden vuoksi, mutta yhtälailla ratkaisuna olisi voinut toimia Todoist tai Wunderlist. Viime kädessä todo-työkalun tehtävä on kopata asiat pois mielestäni ja ohjata sälätehtäviä päivätasoisesti, kaikki muu on plussaa.
Trello – Trello on toiminut hyvänä työkaluna luomaan isoa kuvaa ja ohjaamaan viikkotekemistä. Nimitän toimintamalliani köyhän miehen Kanbaniksi, jossa noudatan Kanbanista mukailtuja oppeja viikkotasolla. Käytännössä toimin näin ymmärtääkseni paremmin asioita joita pitää tehdä, kuin myös taaksepäin suoritettuja tehtäviäni.
Muistiinpanotyökalu: Notion
Notion* - Olin aiemmin vannoutunut Evernote -käyttäjä 2010 lähtien, mutta 2020 kävi niin, että sen kehitysnopeus jäi liikaa jälkeen ja siirsin kaikki digitaaliset muistiinpanoni Evernotesta Notioniin.
Notion on siis hyvinkin samankaltainen työkalu kuin Evernote, mutta perustuu tietokantapohjaisuuteen. Tämä taas tarjoaa rakenteellisesti paljon kattavampia keinoja rakentaa ristiinlinkityksiä, kevyitä tietokantoja ja tuo sisällöt tätä kautta löydettäväksi helposti. Valmiita pohjia on lukemattomia, jotka myös antavat käytännön esimerkkejä Notionin kyvykkyydestä.
Isoimmat miinukset ovat olleet vaikeahko kynnys markdown -editorin oppimiseen ja hakutoiminto on kovin kökkö. Muut ominaisuudet kuitenkin yliajaa miinukset.
Viestintyökalut: Slack, WhatsApp, Google Meet ja Buffer
Slack – Slackin räjähdysmäinen suosio ei ole varmasti jäänyt tietotyöläisiltä huomaamatta. Microsoftin Teamsin kanssa samaan siiloon lajiteltava palvelu käytännössä poistaa turhat sisäiset sähköpostit ja helpottaa esimerkiksi asiakasprojektien viestinnässä. Slackin hyviä puolia ovat ketterät integraatiot, jotka mahdollistavat eri palveluista tulevien ilmoitusviestien ja muiden tietojen siirtämisen suoraan halutuille kanaville.
WhatsApp – WhatsApp on korvannut pikaviestinnän näkökulmasta tekstiviestit joista on tullut tavallaan menneen talven lumia.
Google Meet Microsoft (Teamsin) ikeestä on tullut siirryttyä takaiisn Googlen palveluihin, jolla homma toimii nykyisin yhä useammin puhelimen tai kasvollisen tapaamisten korvikkeena. Palaverikäytäntöjen osalta videopuhelut ovat helppo keino saavuttaa inhimillinen kontakti ilman matkustamiseen käytettyä aikaa.
Buffer – Bufferilla voi ajastaa sosiaalisen median päivityksiä haluamiinsa kanaviin, haluttuihin kellonaikoihin. Yrityksenä Buffer on tehnyt asioita ainutlaatuisesti, sillä koko liiketoiminta on rakennettu läpinäkyvästi avaamalla taloudelliset luvut, palkat ym julkisesti. Suosittelen seuraamaan.
Grafiikkatyökalut: Figma tai Canva
Figma - Päädyin kokeilemaan Figmaa ystäväni suosittelun johdosta ja sain huomata sen vahvuudet. Vanhana Photoshop -käyttäjänä olin ollut laiska tarttumaan kiinni ja kurkkaamaan mitä uutta graafiseen suunnitteluun on tarjolla. Nykyisin Adoben omistama Figma tekee graafisesta työstä kevyttä ja helppoa. Figmalla korvaa hyvin helposti erilaisia graafisia tarpeita, jotka yhdistyvät saumattomasti digitaaliseen ympäristöön koodeilla tai nopeilla tallennuksilla. Ei ole paluuta Photoshopiin enää.
Canva – Käytin aiemmin Canvaa henkilökohtaisten projektieni osalta. Palvelu toimii edelleen hyvin, kun tarvitsee tuottaa kuvamateriaalia tai liikkuvaakin kuvaa blogiin tai sosiaaliseen mediaan. Canvan sisällä on valtavasti eri tekstivaihtoehtoja sekä asetteluja, joka tekee typografiaan nojautuvan grafiikan luomisesta helppoa ja on vaativuudeltaan luokkaa helppo.
Muut digityökalut: Dropbox, Zapier, SavvyCal, Clockify ja Holvi
Dropbox – Olen ollut jo vuosia Dropboxin pitkäaikainen ystävä. Se toimii aktiivisessa käytössä kaikissa henkilökohtaisissa tiedostojaoissa ja kuvien pilveen tallentamisessa. Käytännössä Dropbox on pilvipalvelu, jonka avulla pystyt tallentamaan omat tiedostot pilveen sekä myös jakamaan ne ketterästi eteenpäin.
Zapier - Käytin aiemmin IFTTT:tä automaatioihin, mutta se tuntui jäävän jälkeen. Zapierin automaatioratkaisut ovat säästäneet työssäni useita tuhansia euroja koodaustyöstä, kun integraatiot on olleet mahdollista luoda klikkailemalla ilman koodaria. Tulevaisuudessa Integromat menee vielä testin alle, sillä palvelu tarjoaa valtaosin samoja mahdollisuuksia, mutta hieman huokeampaan hintaan.
SavvyCal* - Jos olet joskus saanut tapaamista sovittaessa linkin palveluun, jossa olet varannut suoraan vastapuolen kalenterista ajan, vaikkapa Calendly -palvelulla on SavvyCal samaa kaliiberia. Palvelu siis mahdollistaa kalenterivarausten tekemisen ilman jatkuvaa bingottamista, mitkä ajankohdat toiselle sopivat. Olen käyttänyt tätä itse erityisesti, kun kalenteristani on ollut tarvetta varata useampia eri ajankohtia.
Clockify - Clockify on ilmainen työajanseurantaan erikoistunut sovellus. Koko yrittäjäurani olen käyttänyt tätä ymmärtääkseni mihin aikani menee, jotta voin oppia paremmaksi oman työni johtamisessa. Clockifyn ilmainen versio antaa kiitettävästi ominaisuuksia, joilla pärjää pitkälle, mutta tarjoaa maksullisella versiolla paljon lisää - erityisesti suurempienkin yritysten työajanseurantaan.
Holvi - Nykyaikaisen moderni, edullinen ja ketterä kotimainen pankki. Holvi on kaikkia edeltäviä, tarjoten pankkipalveluiden lisäksi myös apuja yritysten taloudenhallintaan (verkkolaskutus, kirjanpito ja raportointi).
Apple iOS applikaatiot - omenapuhelimen pakolliset sovellukset
Pocket (iPhone / Android) – Internetin artikkelimassa, johon törmää ohimennen somessa tai muualla on tuonut ongelman: milloin ehdin lukea kaikki nämä? Selaimessa ja puhelimessa toimivan Pocketin avulla saat halutut artikkelit talteen. Käytännössä Pocket riisuu sivuston omat muotoilut ja jättää artikkelista tekstin, kuvan ja videon jonka voi lukea haluamallaan päätelaitteella. Luo tehokkaasti ns. kirjanmerkin, kun törmäät sivuun tai artikkeliin joka kiinnostaa muttet kerkeä paneutua siihen juuri siinä hetkessä. Vasta vuosi takaperin opin hyödyntämään lukemisen yhteydessä highlight -toimintoa, jolla voi taltioida artikkelista kaiken viisaan jatkojalostamista varten.
VSCO (iPhone / Android) – Kuvien muokkaaminen Photoshopissa tai Lightroomissa on raskasrakenteista, jonka vuoksi VSCO aukeaa puhelimessa todella usein. Sovellus tarjoaa laajan määrän eri vaihtoehtoja, joilla saa kuvaan väriefektiä tai ilmettä. Toimii hyvin parantamaan keskinkertaisenkin kuvan ilmettä.
Drafts - Drafts on irtoideoiden roskapankki. Muistiinpanosovellus, mutta erityisen nopea ja helppo aukeamaan. Käytännössä sovelluksen avauksesta pääsee kirjoittamaan suoraan ja minuutin päästä muistiinpano on arkistossa ja ruutu on taas puhdas uudelleenkirjoittamiseen. Yleisesti kaikki arkipäivän nopeat muistiinpanot tai irtoideat kirjoitan Draftsiin, jossa saatan jatkojalostaa koneella tai siirtää ne Notioniin*.
Tähän työkalulistaan ei tietenkään mitenkään mahdu kaikkia työkaluja, mutta edeltävä on kuitenkin perusvarma työkalupakki jolla pääsee vauhtiin. Toivottavasti saat näistä ammennettua itsellesi vähintään muutaman kokeiluun ja käyttöön.