Miten olla tehokas? Arjen ja työn hallinnan malleja

Kirjoituksessa kuvattu malli on toiminut itselleni kaiken tiedon taltioinnissa sekä sen jalostamisessa. Muodostaen yhden paikan, jossa on lähes kaikki tieto digitaalisesti koottuna. Jotta tämä on nykymuodossaan, on se vaatinut itseltä tahtoa, aikaa ja toistoja.

Tämä on synnyttänyt kohtaamalleni tiedolle korkoa-korolle -efektin, jonka vaikutukset näen jokapäiväisessä tekemisessäni.

Yksioikoisesti tämä ei ole kaikille soveltuvaa, sillä tutuille perjantaikaljalla tätä esittäessäni, olen huomannut sen näkymättömän kuristavan otteen, jota aihe osalle ihmisistä herättää.

Työkaluja tuottavuuteen: aivot on luotu keksimään ideoita, ei muistamaan niitä

Useat ovat hehkuttaneet David Allenin Getting Things Done (GTD) -teosta, jota lukematta olen aktiivisesti kopioinut hyvät jutut ja soveltanut niitä omiin tapoihin.

Aivot on luotu keksimään ideoita, ei muistamaan niitä.

Edeltävän ajatuksen vahvistamana, nykyisin kaikki päähän tunkeutuvat ajatukset, joissa on idean tynkää tai pätkää tehtäväksi, siirtyy eteenpäin kahdella seuraavalla tavalla:

• Tehtävät Thingsiin heti, kun ne päähän pulpahtaa
• Muistiinpanot sekä luovemmat ajatukset, lainaukset, ideat Draftsiin kaikilla laitteilla (läppäri, puhelin tai Apple Watchin sanelutoiminto)

Miksi: Näiden tavoite on vähentää pään sisäistä kuormaa ja sulkea ajatuskulkuja päästämällä ne ulos. Tällöin aivojen ei tarvitse palata pyörittämään satunnaisesti päähän pulpahtavaa "tämä muuten pitää tehdä" -ajatusta, kun se on jo kerran kirjattu ylös.

Second Brain: digitaaliset aivo rakentuvat Notioniin

Olin Evernote -käyttäjä vuodesta 2010 lähtien. Kokemuksena turhauduin kuitenkin Evernoten kehittymisen olemattomaan tahtiin, jonka vuoksi siirsin kaikki sisällöt Notioniin* nelisen vuotta sitten.

Yli kymmenen vuoden aikana Evernoteen oli taltioitunut paljon sisältöä. Hieman tietämättäkin miksi ja mitä varten olin ne sinne säästänyt.

Palaverimuistiinpanoja, omia ajatuksia menneistä vuosista ja paljon satunnaisia "vaikuttaa kiinnostavalta" -artikkeleita. Ehkä jotain digitaalisen hamstraajan helmasyntejä?

Kun paneuduin vuosien aikana keräämäni tietoon, hain tiedon jäsentämiselle jotain uutta mallia, joka menisi yli vain tägittämisestä tai pelkästään kansioinnista.

Tämä musta aukko tutustutti Second Brain -ajatukseen, jossa Tiago Forte on ollut hyvä kiteyttäjä rakenteeseen ja toimintatapoihin.

Itselläni pääasialliseksi työkaluksi päätyi Evernote -vaihdoksen myötä Notion, mutta harkintavaiheessa kävi myös Obsidian kuin Roamikin.

Tapa käsitellä tietoa

Kiteyttäen oma mallini menee näin:

1. Kattotasoinen ajatus on lukea, kuunnella ja kuluttaa kaikkia sisältöjä aktiivisesti. Taltioida niistä ajatuslangat, mieleen syntyvät mietteet ja opit joita ne tarjoavat.
2. Kerätä kaikki vastaantullut kiinnostava sisältö ja asiat digitaalisesti talteen.
3. Myöhemmin selkeyttää tarvitseeko tallennettua todella johonkin (jatkojalostaa, säilöökö vai poistaako).
4. Jonka jälkeen organisoida tallennetut asiat omiin kokonaisuuksiinsa, jotta niitä voi jatkojalostaa ja ne voivat jatkojalostua. Toisaalta myös samalla varmistaa tiedon löydettävyys.
5. Reflektoida ja kehittää aihioita edelleen, tyypillisesti kirjoittamalla vetäen yhteen tai yhdistelemällä eri sisältöä toisiinsa.
6. Antaa ajan kulua ja palata aihioihin aina kun elämä heittää asiat aktiivisesti eteen.

Sisältöjen kuluttamisesta aktiiviseen oppimiseen (ja automaattiseen tallentamiseen)

Pocket palvelee, kun ei ennätä lukea ja kun lukee

Linkkibingon ja tekstiartikkeleiden saralla olen käyttänyt Pocketia vuosia.

Toimintarakenne on seuraava: kun törmää kiinnostavaan artikkeliin, jota ei ennätä juuri siinä hetkessä lukea, tallentaa tämän Pocketiin.

Pocket pitää listaa kaikista tallennetuista artikkeleista, jossa ne voi lukea yksinkertaistetussa ulkoasussa.

Se mikä omassa toiminnassa ontui todella pitkään, oli Pocketin highlight -ominaisuus ja sen käyttämättömyys. Käytännössä siis se mikä luetusta on ymmärrettävissä tai itselle resonoi. Mikä tekstissä on sellaista, josta syntyy ajatuksia ja toisaalta oppia. Nyt vuodenpäivät olen todella harjoitellut käyttämään toimintoa ja löytänyt siitä irroitettavat hyödyt.

Miksi: Pocket yksinkertaistaa lukukokemusta ja auttaa siirtämään lukemisen hetket niihin ajankohtiin, kun siihen on aikaa. Toisaalta tällä välttää myös selaimessa roikkuvat loputtomat määrät välilehtiä.

Readwise siirtää kulutetut sisällöt Notioniin

Readwise* mahdollistaa Pocketissa luettujen artikkeleiden automaattisen uimisen Notioniin. Palvelu oli merkittävä välikappale jo ennen Notionin rajapintojen avausta.

Ohessa Readwise taltioi myös allekirjoittaneen tykkäämät twiitit, Kindlellä luettujen kirjojen highlightsit ja podcastien muistiinpanot Airr -palvelusta.

Ja siirtää kaikki edeltävät automaattisesti Notioniin.

Miksi: tärkeä integraatiovirta valtaosasta luetusta kuin kuunnellusta sisällöstä. Toki myös siitä mitä edeltävistä on halunnut muistaa. Readwise siirtää kaikki nämä edeltävät Notioniin talteen ja jatkokäytettäväksi.

Notionissa oleva Resonointikalenteri auttaa ymmärtämään kuluttamaani sisältöä

Notion pohjautuu vapaisiin tietokantoihin. Jokaisen tietokannan alle rakentuu yksittäisiä sivuja, joita voi ristiinlinkittää eri sivujen tai tietokantojen kesken.

Sivuihin voi lisätä vapaasti tekstiä, kuvia, upottaa sisältöä ja paljon muuta. Yhtälailla yksittäisiin sivuihin saa lisätietokenttiä, joita itse tietokannassa pystyy suodattamaan tai visualisoimaan haluamaansa muotoon (kanban -tauluihin, taulukoihin, listoihin, jne).

Notion yhdistää Google Sheetsiä, Trelloa, Asanaa ja useiden muiden työkalujen ominaisuuksia.

Resonointikalenteri on siis Notion -tietokanta, johon Readwise ohjaa sivuiksi kaikki lukemani artikkelit, kirjat ja kuunnellut podcastit.

Resonointikalenteriin tallentuu kaikki sisällöt joita olen kuluttanut. Ohessa myös muistiinpanot ja lainaukset artikkeleista, jotka edesauttavat löytämään kulloisenkin sisällön punaisen langan.

Teen viikkotasoisesti sisällöistä parin lauseen yhteenvedon, teemoitan ja arvioin ne. Näin sisällöt ovat suodatettavia ja löydettäviä. Joka vaikkapa tarjoaa mahdollisuuden löytää ketterästi kaikki vuoden aikana lukemani kirjoittamiseen liittyvät artikkelit. Ja arviointi taas valitsemaan näistä helposti kolme parasta.

Yksittäisten sisältöjen osalta tyyppillisesti jatkojalostan suoraan sivuun - tai vaihtoehtoisesti, jos ajatukseni on kirjoittaa aiheesta omaa tekstiä, teen ohjaavat muistiinpanot Ideakirjoituslaatikkoon tai Sisältökalenteriin.

Kesällä 2021 Notionin julkaisema Synced Blocks -ominaisuus poisti paljon rakenteellista hitautta, sillä saman osuuden yhdestä sivusta saa nyt upotettua muihinkin sivuihin.

Miksi: "Luin hyvän artikkelin aiheesta" ja sitten heität vesilintua kymmenen minuuttia kun koitat löytää sen jostain. Resonointikalenteri on poistanut kokonaan tuon, sillä pääsen palaamaan kaikkeen kuluttamaani sisältöön minuuteissa. Tieto on tallessa, kasvaa ja kehittyy aina tästä eteenpäin.

Digitaaliset muistiinpanot kehittyvät Ideakirjoituslaatikossa - vähän kuin omassa Wikipediassani

Ideakirjoituslaatikko on yhtälailla Notionissa elävä tietokanta.

Kokonaisuus, joka muotoutuu niin Draftsin sisällöistä tai Resonointikalenterista löytyvien sisältöjen antamista ideoista.

Ideakirjoituslaatikko noudattelee vapaasti mukautettua Andy Matuschakin Evergreen Notes -mallia. Näitä voisi kuvata digitaalisiksi muistiinpanoiksi, jotka kehittyvät, jokaisen sivun ollessa oma Wikipedia -artikkelinsa, jolle asettuu aina jokin kattoteema.

Tämänkin lukemasi artikkelin kattoteema on Muistiinpanomallit + Evergreen notetaking, joka nykyhetkessä voisi jakautua jo useaan aiheeseen, kuten vaikkapa muistiipanomallit, muistinpanojen tallentamismallit, muistiinpanotyökalut.

Tuon kattoteeman alle kirjoitan vapaamuotoisen rungon perustuen nopeisiin ajatuksiin ja ideoihin. Ajan kuluessa ja ideoiden jalostuessa kyseinen muistiinpano (eli Wikipedia -artikkelin vastine) saa osakseen ajatuslankoja, tekstiä ja näiden kautta kehittyy eteenpäin.

Käsitykseni mukaan taustalla on Zettelkasten -mallin variaatio. Zettelkastenissa kattotasolle syntyy aina oma korttinsa metatietoineen, jota voidaan ristiinlinkittää. Kun ideoille ja aihioille löytyy toisistaan riippuvuussuhteita ja aihealueet kasvavat ajan edetessä, tulee tiedon hakeminen helpommaksi ja myös odottamattomat langat yhdistyvät paremmin.

Miksi: Ideakirjoituslaatikon tarkoitus on auttaa jäsentämään ajatuksia sellaisista aihioista, jotka ovat elämässä yhtään merkittävämpiä tai saavat osakseen enemmän kiinnostusta kuin "kiva tietää" -taso. Toisaalta Ideakirjoituslaatikko toimii paikkana kaikelle oppimalleni, jossa omat muistiinpanot ja yhteenvedot ovat keskeisessä roolissa.

Julkinen kirjoittaminen elää Sisältökalenterista

Sisältökalenteri elää Notion -tietokannassa vastaamassa julkisen kirjoittamisen paikkaa, eli omia kirjoituksiani varten.

Nimensä mukaisesti sisältökalenteri, jossa Notion tuo mahdollisuuden visualisoida sisällöt eri näkymissä: kanban -tauluina, taulukoina ja listoina. Vapaat tietokentät taas toimivat priorisointitukena työjonoksi ja suodattamisessa eri aihealueittain.

Julkikirjoittamisen osalta Sisältökalenteri on se ensimmäinen paikka johon kirjoitusidea päätyy. Josta se lähtee ajan saatossa jatkojalostumaan tai päätyy roskakoriin.

Hyvin usein Resonointikalenteri ja Ideakirjoituslaatikko toimii ideoiden siemenenä kirjoituksille. Vetämällä yhteen näistä kahdesta tietokannasta syntyviä ideoita, saan helposti useampia ajatuksia kasaan yksittäiseen artikkeliin.

Miksi: Auttaa priorisoimaan kirjoitettavia sisältöjä kirjoittamisen ja julkaisun osalta. Tarjoaa samalla paikan, jossa kirjoituksia on helpompi jatkojalostaa matkalla. Nykyisin kirjoitusten alkuperäinen idea on voinut syntyä reilusti yli vuodenkin takaa ennen julkaisua, joten niin kirjoittamisen eri vaiheet kuin julkaisusuunnittelu on ollut helpompaa tehdä tämän kautta.

via GIPHY

Notion on taulukkolaskentaa, tietokantoja ja näiden välisiä suhteita = tietotyöläisen monitoimityökalu

Työkalujen kokeileminen ja pyörittely on ollut aina nautinnon aihe. Erityisen palkitsevaa se on silloin, kun työkalut ratkaisevat olennaisesti jotain omista haasteista.

Notionin kanssa jouduin harjoittelemaan käyttämistä yli kaksi vuotta ennen kuin ymmärsin tietokantojen toiminnan ja sen luomat mahdollisuudet.

Fanihatussani lukee tällä hetkellä Notion melko suuresti.

Edeltävissä kappaleissa kuvatun lisäksi Notion näyttelee merkittävää roolia monessa kohtaa elämää ja on usein lähes kaiken tiedon keskiössä.

Omaan Notioniin on syntynyt mm. seuraavia tietokantoja:

• vapaat tekstipätkät
• säilöt kaikelle kohdatulle sisällölle (kuvakaappaukset, swipe filesit, tekstipätkät)
• työpuolella: CRM, tarjouskanta ja palaverimuistiinpanot
• puolivuotis-, vuositavoitteet ja kuukausiyhteenvedot
• reseptit
• koko kirjastoni ja kirjat joita tahdon lukea - erityisesti priorisoidakseni faktan ja fiktion välillä
• omat lahjatoiveet ja omistukset

Tähän mennessä en ole oikeastaan keksinyt asiaa mihin en voisi Notionia käyttää. Isoin kynnys koko käytössä on arjen rakenne, eli aukeaako sovellus ja saako sen käytön osaksi omaa toimintaansa.

Monipuoliset mahdollisuudet voivat helposti rampauttaa. Vinkkivitosena: jos otat Notionia käyttöön, ratkaise yksi keskeinen asia ensiksi jolla harjoittelet käyttöä ja saat sen osaksi arkea.

Notion on siis juuri niin hyvä kuin sen käyttäjä siitä itse tekee.

Olen itse ratkaissut jatkokehitykset ottamalla satunnaisesti kokonaisia päiviä joissa syvennyn Notionin mustaan aukkoon. Käytän siis "vapaa-aikaani" myös Notionia koskevaan tiedonhakuun, videoihin ja suunnittelen aina suurimpia arjessa helpottavia asioita käytettäväksi Notionilla.

Jos taulukot, tietokannat ja tiedon kattava organisointi ovat asioita, jotka palvelevat - toivottavasti tässä kirjoituksessa oli jotain vinkkejä eteenpäin.

Notion -kokemuksia ja ajatuksia vaihdan enemmän kuin mieluusti, niin Twitterissä taikka missä tahansa muussakin somekanavassa.